a) Mesyuarat agung tahunan bagi persatuan hendaklah diadakan
dengan secepat mungkin dan tidak boleh lebih daripada 30 Jun setiap tahun. Pada
tarikh, masa, dan tempat yang ditetapkan oleh Ahli Jawatankuasa Tertinggi.
Kerja-kerja mesyuarat agung tahunan ialah:
i.
Mengesahkan minit mesyuarat agung yang sebelumnya.
ii.
Menerima laporan jawatankuasa yang berkenaan tentang kerja-kerja persatuan pada tahun lalu.
iii.
Menerima laporan bendahari dan penyata kewangan yang telah diaudit bagi tahun lalu.
iv.
Menerima anggaran pendapatan dan perbelanjaan untuk tahun yang mendatang.
v.
Melantik ahli-ahli jawatankuasa dan pemeriksaan kira-kira untuk tahun yang mendatang.
vi.
Membahaskan usul-usul yang dikemukakan oleh ahli sekurang-kurangnya 7 hari
sebelum tarikh mesyuarat agung.
vii.
Menguruskan perkara lain yang dibentangkan di dalam mesyuarat itu.
b) Pemberitahuan awal mesyuarat agung tahunan yang menerangkan
tarikh, waktu dan tempat dan panggilan untuk memberi cadangan yang hendak dibahaskan dan cadangan untuk meminda undang-undang,
hendaklah diberi oleh setiausaha kepada ahli-ahli tidak lewat daripada 15 hari
sebelum tarikh yang ditetapkan untuk bermesyuarat. Pemberitahuan mesyuarat ini hendaklah diberitahu melalui surat kepada semua
ahli melalui sekolah masing-masing.
c) Pencalonan untuk pemilihan pegawai, ahli jawatankuasa dan
cadangan untuk dibincangkan di dalam mesyuarat agung hendaklah dihantar oleh ahli-ahli kepada setiausaha tidak lewat daripada
7 hari selepas penerimaan pemberitahuan mesyuarat.
d) Setiausaha hendaklah menghantar kepada setiap ahli sekurang-kurangnya
21 hari sebelum diadakan mesyuarat, satu agenda (susunan acara mesyuarat) termasuk salinan peringatan mesyuarat, laporan dan
penyata, cadangan dan perkara-perkara yang berkaitan dengan mesyuarat.
e) Mesyuarat agung khas persatuan bolehlah diadakan:
i.
Apabila difikirkan mustahak oleh jawatankuasa, atau
ii.
Atas permintaan bertulis oleh tidak kurang 25 orang ahli dengan menerangkan tujuan dan sebab-sebab mengadakannya.
f) Mesyuarat agung khas yang diminta oleh
ahli-ahli persatuan hendaklah diadakan pada satu tarikh dalam tempoh satu bulan dari tarikh penerimaan permintaan mesyuarat
itu.
a) Pengumuman dan agenda mesyuarat agung khas itu hendaklah diedarkan
oleh setiausaha kepada semua ahli sekurang-kurangnya 7 hari sebelum tarikh yang telah ditetapkan untuk mesyuarat itu.
b) Fasal (b) dan (c) dalam undang-undang ini yang berkenaan dengan
korum dan penangguhan mesyuarat agung tahunan boleh digunakan untuk mesyuarat agung khas, tetapi dengan syarat jika korum
tidak mencukupi selepas setengah jam dari waktu yang telah ditetapkan bagi mesyuarat agung khas itu, maka mesyuarat itu hendaklah
dibatalkan dan sekurang-kurangnya 1 bulan dari tarikh ini, mesyuarat agung khas atas permintaan ahli-ahli dengan tujuan yang
sama tidak boleh diadakan.
Perkara 8: Jawatankuasa
(a)
Satu jawatankuasa kerja seperti berikut yang
dinamakan Pegawai Persatuan hendaklah dipilih di dalam Mesyuarat Agung Tahunan yang terdiri daripada:
i. Seorang Yang Dipertua (Presiden).
ii. Seorang Naib Yang Dipertua (Naib Presiden).
iii. Seorang Setiausaha Kehormat
iv. Seorang Penolong Setiausaha Kehormat (Jika perlu)
v. Seorang Bendahari Kehormat
vi. Seorang Penolong Bendahari Kehormat (Jika Perlu)
vii. 8 orang ahli jawatankuasa (Mewakili setiap zon dalam daerah Ranau).
viii. 1 orang wakil Guru Pendidikan Islam yang mengajar J'Qaf.
(b)
Nama-nama untuk jawatan yang di atas hendaklah
dicadangkan dan disokong oleh ahli dan pemilihan dijalankan dengan cara mengundi dalam mesyuarat agung tahunan. Cara mengundi
adalah dengan cara dicadangkan oleh seorang pencadang dan disokong oleh seorang
penyokong manakala jika ada lebih dari seorang calon maka ahli persatuan akan mengundi dalam mesyuarat agong dengan cara mengangkat
tangan.
(c)
Jawatankuasa yang dilantik bertanggungjawab
mengelola, mengatur dan mentadbir kerja-kerja harian persatuan dan membuat keputusan bagi perkara-perkara yang mengenai perjalanan
persatuan dengan tidak terkeluar dari dasar yang ditetapkan oleh mesyuarat agung. Jawatankuasa tidak boleh membuat tindakan
yang bertentangan dengan keputusan mesyuarat agung. Jawatankuasa hendaklah memberi laporan tentang segala kegiatan tahun lalu
dalam mesyuarat agung tahunan.
Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam 3 bulan dan notis panggil mesyuarat hendaklah dikeluarkan
oleh setiausaha kepada ahli-ahli 14 hari sebelum mesyuarat dijalankan. Yang Dipertua (Presiden) dengan atau tidak kurang daripada
tiga orang ahli jawatankuasa bersama-sama boleh memanggil supaya
diadakan mesyuarat jawatankuasa pada bila-bila masa. Sekurang-kurangnya ½ daripada bilangan ahli jawatankuasa hendaklah hadir
bagi mengesahkan perjalanan mesyuarat dan
mencukupkan korum mesyuarat.
(a)
Ahli jawatankuasa yang tidak menghadiri mesyuarat
jawatankuasa sebanyak 3 kali berturut-turut tanpa alasan yang memuaskan adalah disifatkan sebagai telah meletakkan jawatan
sebagai ahli jawatankuasa dan tindakan yang sah boleh diambil terhadapnya.
(b)
Jika seseorang ahli jawatankuasa meninggal
dunia atau meletak jawatan, calon yang kedua yang mendapat undi terbanyak dalam pemilihan yang lalu hendaklah dipanggil untuk
memenuhi kekosongan itu. Jika calon itu tidak ada atau menolak, maka jawatankuasa berkuasa melantik mana-mana seorang ahli
bagi memenuhkan kekosongan itu sehingga mesyuarat agung tahunan diadakan.
(c)
Jawatankuasa boleh mengarahkan setiausaha dan
pegawai-pegawai lain menjalankan tugas dan urusan persatuan. Ia boleh melantik para petugas yang difikirkan mustahak. Jawatankuasa
juga boleh menggantung dan melucutkan jawatan para petugas yang didapati cuai, curang, tidak cekap, ingkar, atau kerana sebab-sebab yang difikirkan boleh merosakkan persatuan.
(d)
Antara satu mesyuarat agung ke satu mesyuarat
agung yang lain, jawatankuasa boleh memberi tafsirannya pada undang-undang ini dan apabila mustahak boleh memutuskan perkara-perkara
yang tidak terkandung di dalam undang-undang ini.
Perkara 9: Kewajipan pegawai
(a)
Yang Dipertua (Presiden) mempengerusikan semua
mesyuarat agung dan semua mesyuarat jawatankuasa. Beliau bertanggungjawab terhadap kesempurnaan perjalanan semua mesyuarat
itu. Dia juga mempunyai undi pemutus dan menandatangani peringatan mesyuarat apabila telah diluluskan. Yang Dipertua(Presiden)
juga hendaklah menandatangani semua cek dan baucer persatuan bersama-sama dengan Setiausaha Kehormat dan Bendahari Kehormat.
(b)
Naib
Yang Dipertua (Naib Presiden) membantu Yang Dipertua(Presiden) dan memangku jawatan Yang Dipertua(Presiden) semasa ketiadaan
Yang Dipertua (Presiden).
(c)
Setiausaha Kehormat menjalankan kerja-kerja
persatuan mengikut undang-undang dan menjalankan segala perintah mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa. Dia bertanggungjawab
menguruskan surat-menyurat dan menyimpan semua buku, surat dan kertas kecuali buku kira-kira dan buku kewangan. Dia hendaklah
hadir dalam semua mesyuarat dan membuat catatan. Dia hendaklah menandatangani semua cek dan baucer persatuan bersama-sama
dengan Yang Dipertua (Presiden) dan bendahari.
(a)
Penolong Setiausaha Kehormat bertugas membantu
Setiausaha Kehormat dan memangku jawatan Setiausaha Kehormat semasa ketiadaan Setiausaha Kehormat.
(b)
Bendahari Kehormat bertanggungjawab terhadap
semua hal kewangan persatuan. Dia yang membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan dengan semua urusan kewangan dan bertanggungjawab
terhadap kebetulannya. Dia menandatangani semua cek dan baucer persatuan bersama-sama Yang Dipertua (Presiden) dan Setiausaha
Kehormat.
(c)
Penolong Bendahari Kehormat bertugas membantu
Bendahari Kehormat dan memangku jawatan Bendahari Kehormat semasa ketiadaan Bendahari Kehormat.
Perkara 10: Kewangan
(a)
Wang persatuan hanya boleh digunakan untuk
perkara-perkara yang berfaedah bagi menjalankan tujuan-tujuan persatuan dan tidak boleh digunakan untuk membayar denda atau
membantu ahli-ahli yang dikenakan hukuman kerana melanggar undang-undang.
(b)
Bendahari dibolehkan menyimpan wang tunai tidak
lebih RM300.00 pada satu-satu masa. Wang yang lebih daripada jumlah itu mesti dimasukkan ke dalam akaun bank dalam tempoh
tujuh hari. Akaun bank itu adalah atas nama persatuan.
(c)
Segala cek atau kenyataan pengeluaran wang
dari akaun persatuan hendaklah ditandatangani bersama oleh Yang Dipertua(Presiden), Setiausaha Kehormat dan Bendahari Kehormat.
(d)
Perbelanjaan yang melebihi RM1000.00 pada satu-satu
masa tidak boleh dibayar tanpa kelulusan terlebih dahulu oleh jawatankuasa. Perbelanjaan
bagi satu-satu tahun itu tidak boleh melebihi anggaran yang telah diluluskan oleh mesyuarat agung sebelumnya.
(e)
Penyata kewangan yang diterima dan yang dibelanjakan
beserta akaun bagi setahun hendaklah disediakan oleh Bendahari Kehormat dan diperiksa oleh pemeriksa kira-kira mengikut Perkara
10 dengan seberapa segera setelah tamat tahun kewangan. Penyata kira-kira yang telah diaudit itu hendaklah dikemukan untuk
kelulusan mesyuarat agung tahunan yang berikutnya.
(f)
Tahun kewangan persatuan ialah dari 1hb Jun hingga 31 Mei tiap-tiap tahun.
Perkara 11: Pemeriksa kira-kira
(a)
Dua orang pemeriksa kira-kira yang bukan pegawai
dan ahli jawatankuasa persatuan hendaklah dilantik dalam mesyuarat agung tahunan. Mereka akan memegang jawatan selama setahun.
(a)
Pemeriksa kira-kira dikehendaki memeriksa kira-kira
kewangan persatuan bagi setahun dan membuat laporan atau pengesahan dalam mesyuarat agung. Mereka boleh pada bila-bila masa
yang dikehendaki oleh Yang Dipertua memeriksa kira-kira kewangan persatuan bagi mana-mana masa dalam tempoh jawatan mereka
dan membuat laporan kepada jawatankuasa.
Perkara 12: Penasihat / Penaung
(a)
Persatuan akan melantik seorang penaung dan
dua orang penasihat.
(b)
Pegawai Pelajaran Daerah Ranau adalah secara
automatik menjadi penaung persatuan.
(c)
Penyelia Pendidikan Islam Daerah Ranau di PPD
daerah Ranau adalah secara automatik menjadi penasihat 1 persatuan.
(d)
Jawatankuasa
boleh, jika difikirkan perlu, melantik orang-orang yang layak menjadi penasihat 2 bagi persatuan ini dengan syarat orang yang
dilantik itu menyatakan persetujuannya secara bertulis.
Perkara 13: Larangan
(a)
Persatuan tidak boleh menjalankan apa jua bentuk
loteri sama ada dikhaskan kepada ahli atau tidak bagi mendapatkan sumber kewangan persatuan.
(b)
Persatuan dilarang mengendalikan kegiatan yang
bertentangan dengan undang-undang negara, ajaran dan tatasusila masyarakat Islam.
(c)
Persatuan dilarang menggunakan bahasa selain
Bahasa Malaysia dalam urusan rasmi iaitu yang berkaitan dengan penggunaan undang-undang dan peraturan, mesyuarat, catatan
minit masyuarat, surat-menyurat, kenyataan dan yang seumpamanya, kecuali mesyuarat tersebut merupakan mesyuarat dan persidangan
peringkat antarabangsa.
(d)
Persatuan dilarang bergabung dengan persatuan-persatuan
yang lain.
Perkara 14: Pindaan undang-undang / peraturan
Undang-undang dan peraturan ini tidak boleh diubah atau
dipinda kecuali dengan keputusan mesyuarat agung dengan
persetujuan 2/3 bilangan ahli. Perubahan atau pindaan hanya
boleh dikuatkuasakan mulai dari tarikh perubahan dan pindaan
itu
dibenarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah Ranau, dibawah
kuasa Pegawai Pelajaran Daerah Ranau.
Perkara 15: Aktiviti
(a)
Setiap aktiviti persatuan akan diadakan pada
hari sabtu dan ahad kecuali mesyuarat agung yang mana boleh dijalankan pada hari selain daripada hari tersebut. Walaubagaimanapun
jika ahli jawatankuasa memikirkan perlu dijalankan pada hari selain sabtu dan ahad maka ia boleh dipertimbangkan mengikut
persetujuan ahli jawatankuasa dalam mesyuarat pengelolaan aktiviti.
(b)
Setiap aktiviti perlu ditetapkan di dalam takwim
tahunan persatuan.
(a)
Mana-mana aktiviti yang perlu atau dicadangkan
selain daripada yang terdapat dalam takwim persatuan perlulah pencadang tesebut:
i.
Dikalangan ahli persatuan sahaja.
ii.
Menghantar permohonan secara bertulis kepada
Yang Dipertua (Presiden) persatuan 30 hari sebelum tarikh cadangan aktiviti tersebut. Ianya hendaklah dilampirkan bersama-sama
kertas cadangan.
(b)
Dalam fasal (c) di atas permohonan tertakluk
kepada persetujuan Yang Dipertua persatuan (Presiden) , Setiausaha Kehormat dan Bendahari Kehormat persatuan.
(c)
Setiap aktiviti yang dicadangkan diluar dari
takwim juga tertakluk kepada masa dan kewangan semasa persatuan.
(d)
Aktiviti-aktiviti persatuan boleh dijalankan
kepada ahli persatuan dan bukan ahli persatuan.
Perkara 16: Pembubaran
(a)
Persatuan ini boleh dibubarkan dengan persetujuan
tidak kurang 2/3 daripada jumlah semua ahli.
(b)
Sekiranya persatuan hendak dibubarkan secara
disebutkan di atas, maka segala hutang dan tanggungan persatuan yang sah mengikut undang-undang hendaklah diselesaikan mengikut
cara yang dipersetujui dalam mesyuarat agung pembubaran.
(c)
Sekiranya persatuan tidak lagi dapat berjalan
mengikut undang-undang atau berjalan tetapi tidak menurut undang-undang maka Pejabat Pelajaran Daerah Ranau dibawah kuasa
Pegawai Pelajaran Daerah Ranau boleh menggantung atau menarik pendaftaran persatuan ini. Apabila pendaftaran persatuan ditarik
balik maka ini bermakna persatuan ini dibubar dengan sendirinya.
______________________________
(MOHAMAD RAZI BIN ZULKIFLI)
Yang Dipertua
Persatuan Guru-Guru Pendidikan Islam
Daerah Ranau, Sabah.
_________________________
(KASMARIAH BINTI MAIDI)
Setiausaha Kehormat
Persatuan Guru-Guru Pendidikan Islam
Daerah Ranau, Sabah.